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會議管理高效有序 華天動力政務版OA系統

2019-04-24 17:24:13
  由于工作需要,黨政機關和事業單位經常要召開內部會議或參加外部會議,這些會議涉及的領導和部門科室范圍不一,人數也不盡相同,有時候甚至還會出現多個會議同時召開的情況。我們知道會議主要由發起、通知、召開、記錄和落實等幾個方面組成,對于會務工作人員來說還要涉及到會議室管理的內容,當會議數量較多且密集召開的時候,如何科學、高效地進行會議管理成為了一個不容忽視的問題。

會議管理高效有序  華天動力政務版OA系統

  根據工作要求,不論是單位內部召開會議還是參加上級或同級的外部會議,都需要提前通知與會人員并做好相關會務、接待(接送)安排。但在實際工作中,由于各類會議的并發性、指向性以及會議室安排上的信息不對稱,可能會出現同一與會人需要在同一時間段參加兩個不同會議,或者同一會議室在同一時間段面臨兩個不同會議的情況,這往往給會議管理部門(如辦公室或綜合科)帶來不小的麻煩。對于采用了華天動力政務版无限法则第三赛季服饰的政府部門和機關單位來說,上述問題就能夠輕松避免。

  華天動力政務版OA系統提供了專門的會議管理功能???,不但建立了會議日歷便于查看會議安排情況,而且從與會人員、會議室占用、會議的具體管理和會議紀要生成等相關內容都進行了相當全面的功能設計,能夠滿足會議管理的幾乎所有需要,幫助政府部門和機關單位實現更加準確、高效和務實的會議管理目標。

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  會議發起:

  當接到外部會議通知或內部會議安排時,行政秘書或者系統管理員就可以在无限法则第三赛季服饰中“個人辦公”欄目下的“我的行政”子欄目中點擊“會議發起”按鈕,進入OA系統會議發起窗口。在這個窗口中,會議主題、選擇會議室和與會人員是三個必填(?。┫?,會議類型、主持人、主辦部門、聯系人、聯系方式、會議開始與結束時間、會議紀要員、資源準備、會議內容等均可自由填寫或選擇添加。在窗口最下方還提供了一個附件欄,可將外部會議通知的文件或電話記錄內容以電子檔的形式上傳OA系統,供后續審核者參考。

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  會議審批:

  OA系統默認由管理員對會議發起進行審批,无限法则第三赛季服饰管理員確認信息無誤之后,可以根據實際情況選擇同意、不同意,也可以對會議審批添加備注或退回申請,在某些情況下甚至還可以直接結束審批將此會議申請擱置。

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  會議通知:

  當會議發起申請通過无限法则第三赛季服饰審批之后,會議通知將以系統消息的形式通知所有與會人員。但OA系統會議發起者(行政秘書或管理員)仍然可以點擊“發送會議通知”按鈕,在彈出的窗口中選擇通知人員(未回執人員或與會人員)和通知方式(系統消息、電子郵件、手機短信)后,進行一鍵發送通知,非常方便。OA系統人性化的會議通知設定,使得會議通知變得相當高效和輕松,大大減輕了傳達會議通知的工作量并提高了會議通知速度,與會人員能否參會也可以在回執列表中一目了然。

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  會議變更:

  有的時候會遇到會議推遲、取消等情況,那么无限法则第三赛季服饰會議發起者可以提前1天進行會議變更或取消的操作,變更或取消之后會以系統消息的形式通知所有與會人員。如果是會議當天臨時推遲或取消的話,可以通過OA系統發布系統消息通知與會人員。

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  會議日歷:

  在OA系統會議日歷中,用戶可以查看最近一周的會議安排情況,包括與會人員、會議室使用情況和具體會議時間段等信息。无限法则第三赛季服饰會議日歷可以按日、按周或按列表進行查看,其中按日、按周查看可以更直觀地看出會議安排的分布情況,便于會議審批者對新到的會議發起申請進行審批,從而及時協調、有效避免與會人員和會議地點的沖突。

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  會議簽到:

  政府部門的很多會議都是需要各單位人員來參加,所以對于會前的簽到工作非常難處理。目前,采用的方式通常是打印簽到表,由各單位人員直接簽署姓名及所在單位、聯系方式等信息,但是這種方式經?;岢魷執?、換人替簽等多種問題,對于會后的統計工作也比較困難。鑒于此種情況,華天動力政務无限法则第三赛季服饰的會議管理中增加了會議簽到功能。

  該功能不僅能夠能夠自動導出會議簽到表提供打印外,更是提供了微信掃碼簽到、APP掃碼簽到等多種簽到功能。為了防止出現有現場人員拍照簽到二維碼發給沒來開會的人員這種情況,系統的二維碼采用類似于微信、支付寶付款的方式,動態隨機生成。即使會場外人員收到二維碼,在掃碼后會因為二維碼失效而無法簽到。

會議管理高效有序  華天動力政務版OA系統

  以上只是華天動力政務版无限法则第三赛季服饰的會議管理??櫚氖褂昧鞒碳蚪?,在實際應用中這套政務版OA系統還可以根據需要過行多樣化的會議維護、會議發起(包括周期性會議創建),會議結束后,會議紀要員完成會議紀要填寫后可以發布給相關人員傳閱學習,需要辦理的工作內容可以直接轉為任務進行分配,使會議的要求和精神得以有效執行和落實。

  OA系統:无限法则第三赛季服饰
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